Die ersten Wochen eines Interim-Mandats entscheiden darüber, ob ein Projekt erfolgreich zu Ende geht oder nicht. Zu erwarten, dass ein Interim CFO bereits nach wenigen Tagen Lösungen präsentiert, ist utopisch. Gute Entscheidungen entstehen nicht über Nacht, sondern sind Ergebnisse von systematischem Nachfragen und genauem Zuhören, von richtigem Analysieren, anschließendem Priorisieren und ehrlichem Kurswechsel, falls nötig.
Die ersten 30 Tage als Interim CFO beginnen vor dem ersten Arbeitstag
Neugierig und völlig unvorbereitet auf das Kommende war ich zuletzt an meinem ersten Schultag in der Volksschule. Seither gilt für mich: Eine gute Vorbereitung ist der kürzeste Weg zum erfolgreichen Abschluss. Lange vor meinem ersten Tag in einem Interim Mandat informiere ich mich bereits intensiv über das Unternehmen, in dem ich tätig sein werde.
Dazu gehören:
- Recherche über öffentlich verfügbare Informationen
- Analyse die Website
- Recherche von aktuellen Nachrichten und der letzten beiden Jahresabschlüsse
So bekomme ich ein erstes Gefühl für die wirtschaftliche Entwicklung, die Profitabilität des Unternehmens und etwaige Herausforderungen, die auf mich warten.
Ich lasse mir außerdem vorab das Organigramm zusenden. Dadurch bekomme ich ein Gefühl für die Organisationsstruktur und kann bereits wichtige Ansprechpartner sowie Verantwortlichkeiten im Vorfeld ausloten.
Diese Vorbereitung ist für mich enorm wichtig. Einerseits kann ich mich schon auf das Unternehmen einstellen, in dem ich die nächsten Wochen (oder Monate) verbringen werde, andererseits kann ich in den Gesprächen im Unternehmen vom ersten Tag an die richtigen Fragen stellen.
Die ersten 30 Tage als Interim CFO sind ein Prozess in (meist) sieben Stufen. Bild: kanhaiya sharma/unsplash
Die ersten 30 Tage als Interim CFO im Unternehmen – Stufe 1: Klären der Erwartungen
Der erste Termin findet in der Regel mit dem Auftraggeber statt. Dabei geht es weniger um Zahlen als um Erwartungen.
Gemeinsam klären wir:
- Was ist eigentlich der Auftrag?
- Welche Projekte haben höchste Priorität?
- Welche Informationen wurden bereits an die Organisation kommuniziert?
Der letzte Punkt ist für mich der entscheidendste. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, warum ein Interim Manager ins Unternehmen kommt, entstehen schnell Unsicherheiten oder Missverständnisse.
Stufe 2: Kennenlernen des Teams
Ganz am Anfang jedes Interim Mandats stelle ich mich der Finanzabteilung vor und nehme mir bewusst Zeit für Fragen. Spannend finde ich, dass sich viele Mitarbeiter bereits vor unserem ersten Treffen über LinkedIn oder die Unternehmenswebsite ein Bild von mir gemacht haben. Dadurch gibt es wenig Berührungsängste und wir finden auf persönlicher Ebene schnell zu einander.
In den darauffolgenden Einzelgesprächen mit jedem Mitarbeiter geht es mir nicht nur um die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sondern auch um aktuelle Projekte, etwaige Herausforderungen und eigene Verbesserungsideen.
Mindestens genauso wichtig wie das Zuhören ist dabei, dass das gegenseitige Vertrauen wächst. Nur wenn die Mitarbeiter offen über persönliche Sichtweise sprechen, erhält man als außenstehender Interim CFO ein realistisches Bild der Situation.
Stufe 3: Der Blick über die Finanzabteilung hinaus
Die Finanzabteilung ist ein Kernstück jedes Unternehmens, aber nicht das Unternehmen selbst. Das bedeutet: Ein CFO arbeitet nie isoliert, sondern immer eingebettet in ein Netzwerk. Deshalb spreche ich bereits in den ersten Tagen auch mit den wichtigsten Schnittstellen im Unternehmen – beispielsweise der Produktion, dem Vertrieb, Einkauf, der Personalabteilung, der IT oder der Geschäftsführung.
Meiner langjährigen Erfahrung nach entstehen viele finanzielle Herausforderungen in einem Unternehmen gar nicht innerhalb der Finanzabteilung, sondern an den Übergängen zwischen den einzelnen Bereichen. Schuld daran sind oft Informationsverluste oder besser gesagt geeignete Instrumente für den wechselseitigen Wissenstransfer.
Stufe 4: Die zweite Gesprächsrunde
Nach den ersten Eindrücken beginne ich eine zweite Gesprächsrunde mit den Mitarbeitern. Man kennt sich nun besser, hat eine gemeinsame Ebene gefunden und kann tiefer in die einzelnen Themen eintauchen. Anders gesagt: Auf Augenhöhe analysieren wir Ursachen für aktuelle Problemstellungen, diskutieren Lösungsansätze und bewerten Prioritäten.
In dieser Phase entsteht meist bereits ein erstes gemeinsames Verständnis darüber, welche Veränderungen tatsächlich notwendig und vorrangig sind.
Stufe 5: Das erste Feedback
Nach etwa einer Woche der Einarbeitung bespreche ich meine ersten Beobachtungen mit dem Auftraggeber. Ich schildere meine Eindrücke, priorisiere die wesentlichen Themen und erläutere meine Sicht auf die aktuelle Situation.
Oft entwickelt sich daraus ein intensiver Austausch. Der Auftraggeber ergänzt Hintergründe, erläutert frühere Entscheidungen oder bringt zusätzliche Aspekte ein. Sehr oft kommt es vor, dass auf einmal Informationen ans Tageslicht kommen, die in der allerersten Phase noch gar nicht sichtbar waren, etwa, weil der Auftraggeber sie nicht für wichtig hielt oder weil er sich nicht daran erinnerte.
Stufe 6: Aus Beobachtungen werden Maßnahmen
Mit diesem zusätzlichen Wissen und allen Hintergrundinformationen gehe ich zurück ins Team.
Gemeinsam diskutieren wir mögliche Veränderungen, definieren nächste Schritte und entwickeln einen realistischen Maßnahmenplan mit klaren Verantwortlichkeiten und möglichen Projektabschnitten.
Danach wird der überarbeitete Plan gemeinsam mit der Geschäftsleitung abgestimmt und verabschiedet.
Stufe 7: Die (oft) überraschende Wendung
Eine Erfahrung möchte ich hier teilen, die mir schon in so vielen Mandaten widerfahren ist: Im Vorfeld habe ich aufgrund akribischer Vorarbeit und aufgrund der Gespräche mit dem Auftraggeber eine Idee, worum es gehen könnte. Ich bin dabei völlig ergebnisoffen, aber dennoch vorbereitet auf mögliche Herausforderungen und Themen.
Jetzt kommt das Spannende: Nach den ersten 30 Tagen als Interim CFO ist der endgültige Projektplan in einem Unternehmen gar nicht mehr deckungsgleich mit dem Auftrag, mit dem ich ursprünglich gestartet bin. Das habe ich schon häufig beobachtet und dafür gibt es einen Grund:
Der eigentliche Engpass sitzt in solchen Fällen nicht dort, wo man ihn vermutet hätte, nämlich mitten in der Finanzabteilung. Die Quelle für die kleineren und größeren Probleme liegt dann eher im Zusammenspiel der einzelnen Abteilungen, in den verschiedenen Abläufen, Zuständigkeiten und im mangelnden Informationsfluss. Um das herauszufinden, brauche ich die ersten 30 Tage. Erst dann startet die eigentliche Umsetzung. (Oliver Strass)
Darin liegt der Mehrwert eines Interim CFO: Wir arbeiten unsere Aufgaben in einem Unternehmen nicht nach „Schema F“ ab, sondern wühlen so lange in den vorhandenen Informationen, bis wir die tatsächlichen Ursachen eines Problems oder einer Situation herausgefunden haben. Danach können wir in Ruhe Prioritäten neu setzen und gemeinsam mit dem Management nachhaltige Lösungen rasch umsetzen.
Wie sieht die Vorbereitung eines Interim CFOs vor dem ersten Arbeitstag aus?
Die Vorbereitung eines Interim CFO ist ein entscheidender Prozess, der bereits weit vor dem ersten Arbeitstag im Unternehmen beginnt. Sie hat vor allem ein Ziel: den Rahmen für systematisches Nachfragen, genaues Zuhören und Analysieren zu schaffen, um später fundierte Entscheidungen treffen zu können. Da jedes Mandat einzigartig ist, gibt es dafür jedoch kein Standardrezept.
Warum ändert sich in einem Interim Mandat der Projektplan oft nach 30 Tagen?
Der Projektplan in einem Interim Mandat verändert sich nach den ersten 30 Tagen oft deshalb, weil die Ursache für etwaige Probleme oder zu klärende Themen nicht dort ist, wo man sie auf den ersten Blick eingeordnet hätte.
Welche Fragen stellt ein Interim CFO typischerweise in Unternehmen?
Ein Interim CFO stellt vor allem in den ersten 30 Tagen seines Mandats viele Fragen. Sie sind sein wichtigstes Werkzeug. Typischerweise richten sie sich an den Auftraggeber, an die Teammitglieder und an die einzelnen Schnittstellen. Das systematische Nachfragen und das genaues Zuhören bei den darauf folgenden Antworten ergeben dann ein realistisches Bild der Situation in einem Unternehmen.
