Eine Finanzabteilung funktioniert dann gut, wenn folgende drei Aufgabengebiete sauber voneinander getrennt sind: Buchhaltung, Controlling und Finanzleitung. Sie bilden drei eigenständige Bereiche, die eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten. Jedenfalls vermieden werden sollte, dass das gesamte Finanz-Know-how des Unternehmens bei einer einzigen Person gebündelt ist.
Welche Aufgaben übernimmt die Finanzabteilung?
Die wichtigste Aufgabe jeder Finanzabteilung ist, die Unternehmenszahlen und -daten so aufzubereiten, dass die Geschäftsführung optimale Bedingungen vorfindet, um Entscheidungen zu treffen.
Die folgende Aufgabenverteilung in Finanzabteilungen ermöglicht meist sehr gute Ergebnisse:
| Bereich | Typische Aufgaben | Beitrag für das Unternehmen |
| Buchhaltung | laufende Geschäftsvorfälle, Abschlüsse, Steuern | verlässliche Datenbasis |
| Controlling | Planung, Budget, Wirtschaftlichkeitsrechnungen | Entscheidungsgrundlagen |
| Finanzleitung | Finanzierung, Investitionen, Banken, Strategie | Verbindung zur Geschäftsführung |
Dabei ist wichtig, dass nachvollziehbare Strukturen im Finanzbereich etabliert werden, sodass auch nach außen – in andere Abteilungen eines Unternehmens – klar ersichtlich ist, wer für welche Aufgaben zuständig ist.
Welche ersten Schritte helfen bei der Neuorganisation der Finanzabteilung?
Eine Neuorganisation beginnt selten bei null. Meist existieren bereits Abläufe, Verantwortlichkeiten und gewachsene Strukturen. Diese müssen, am besten von einem außenstehenden Experten, analysiert und gegebenenfalls neu aufgesetzt werden.
Diese Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
- Aufgaben im Finanzbereich vollständig erfassen
Es muss fixiert werden, wer für Buchhaltung, Reporting, Planung, Finanzierung und Investitionsrechnungen zuständig ist.
- Zuständigkeiten im Team festlegen
Jede Aufgabe benötigt einen klar definierte Verantwortungsbereich.
- regelmäßige Finanzberichte etablieren
Managemententscheidungen benötigen aktuelle Zahlen.
- Abstimmung mit der Geschäftsführung organisieren
Strategische Themen gehören in einen regelmäßigen Austausch zwischen Finance und Management.
„Viele Finanzbereiche funktionieren operativ sehr gut. Bis Themen wie Investitionen, Wachstum oder Finanzierungsfragen dazukommen. Spätestens dann braucht ein Unternehmen eine gut organisierte Finanzabteilung, die verlässlich Zahlen liefert und bei Planungen und Entscheidungen die richtigen Daten parat hat.“
Oliver Strass, Interim CFO seit 2006
Woran erkennt man, dass der Finanzbereich neu geordnet gehört?
Einige typische Situationen tauchen in vielen mittelständischen Unternehmen auf:
- Investitionsentscheidungen haben eine lange Vorlaufzeit
- Finanzdaten gibt es nicht auf Mausklick
- Planungszahlen entstehen hauptsächlich in der Geschäftsführung
- Die Aufgaben im Finanzteam überschneiden sich bzw. das „Finanzteam“ besteht aus einer Person
Kommen Ihnen solche Konstellationen bekannt vor? Dann sollte Ihr Finanzbereich strukturell weiterentwickelt werden!
Lesen Sie hier ein Beispiel aus der Praxis des Interim-CFO Oliver Strass über sein Mandat bei einem international tätigen Hersteller von Metalldachziegeln. Ein Teil der Arbeit bestand darin, Finanzdaten zu strukturieren und Zuständigkeiten im Team neu zu ordnen. Wie ihm das gelungen ist, dazu gibt er einen Einblick auf der Projektseite.
Welche Orientierung bieten etablierte Finance-Modelle?
Viele Unternehmen orientieren sich bei der Organisation des Finanzbereichs an international etablierten Rollenmodellen. Diese unterscheiden häufig zwischen Accounting, Controlling und Corporate Finance.
Eine Einführung dazu bietet etwa das Corporate Finance Institute:
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/finance-vs-accounting/
Weiterlesen: So schaffen Sie eine tragfähige Struktur für Ihren Finanzbereich.
